POLÍTICA DE PRIVACIDAD
Este aviso tiene como objeto cumplir con las normas de privacidad y seguridad de la Ley Gramm-Leach-Bliley (GLBA, por sus siglas en inglés) y la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos (HIPAA, por sus siglas en inglés).
ESTE AVISO DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD DESCRIBE LA MANERA EN QUE SE PUEDE USAR Y DIVULGAR LA INFORMACIÓN PERSONAL, MÉDICA Y FINANCIERA QUE TENEMOS SOBRE USTED Y CÓMO PUEDE ACCEDER A DICHA INFORMACIÓN. ESTE AVISO ES DE CARÁCTER INFORMATIVO. FAVOR DE ANALIZARLO EN DETALLE. NO SE REQUIEREN RESPUESTAS.
Este aviso describe las prácticas de privacidad de CHCS Services, Inc. (“nosotros”) como subsidiaria en propiedad absoluta de Patni Americas, Inc. y hace referencia a CHCS Services, Inc. mediante el uso de los términos “nosotros” o “nuestro(s)”.
Le prestamos servicios bajo los términos de las aplicaciones de contrato por servicios de usted o su grupo.
Este aviso describe nuestra política de privacidad y la manera en que manejamos la información que podemos recibir sobre usted (“información”).
Nuestras obligaciones de privacidad
La ley federal y la ley estatal nos obligan a proteger la privacidad de su información personal, de salud y/o financiera identificable (“su información de salud protegida”) y a hacerle llegar este aviso sobre nuestras responsabilidades legales y prácticas de privacidad. Cuando utilizamos o divulgamos su información, debemos atenernos a los términos de este aviso (u otro aviso que se encuentre en vigencia en ese momento). Prioridad estatal: algunas leyes estatales son más estrictas que las leyes federales de privacidad con respecto a estos requerimientos. Cumpliremos con todas las leyes vigentes.
De qué manera protegemos la información
Manejamos la información de manera confidencial. Nuestros empleados están obligados a proteger la confidencialidad de la información. Los empleados pueden acceder a dicha información cuando existe una razón justificada para hacerlo, por ejemplo para administrar u ofrecer nuestros productos o servicios. En lo que respecta a la protección de la información, también adoptamos medidas de control electrónico, físico y de procedimientos que cumplen con todas las leyes vigentes. Los empleados están obligados a cumplir con todas nuestras políticas establecidas.
De qué manera recopilamos información
Usted es quien nos proporciona la mayor parte de la información. La información que nos brinda cuando solicita nuestros servicios es generalmente la información que necesitamos. Si necesitamos verificar la información, o bien si necesitamos información adicional, puede que obtengamos información por parte de terceros, como miembros adultos de su familia, otros aseguradores, agencias de información crediticia, empleadores, médicos, hospitales y otro tipo de personal médico. La información recopilada puede estar vinculada a sus finanzas, empleo, salud, ocupaciones u otras características de índole personal, así como también a sus transacciones con nosotros o con otras personas. Toda aquella información recopilada se utiliza expresamente para la prestación de servicios.
DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN
De qué manera utilizamos la información
Recopilamos y utilizamos la información para propósitos comerciales con respecto a nuestro seguro y para otras relaciones comerciales de las que usted forma parte. Podemos divulgar cualquier tipo de información cuando creemos que es necesario para llevar a cabo nuestras operaciones comerciales o cuando la ley lo requiere. Por ejemplo, la información puede revelarse a terceros con el objetivo de que puedan proporcionarnos servicios comerciales, como ayudarnos a evaluar las solicitudes de servicios, evaluar reclamos de beneficios, administrar nuestros servicios, procesar transacciones que usted solicita, desempeñar actividades administrativas generales como el mantenimiento de cuentas existentes, o bien para ayudarnos a cumplir con lo solicitado. La información también puede divulgarse para propósitos de auditoría o investigación o, en el caso de agencias regulatorias y de ejecución de la ley, para ayudarnos a evitar fraudes. La información puede divulgarse a terceros, como empresas a cargo del procesamiento de datos o aquellas que nos proporcionan servicios administrativos generales. Haremos otras divulgaciones de información según lo permita la ley.
I. Usos y divulgaciones para operaciones de pago y de asistencia médica:
A. De ser necesario, sin su expreso o implícito consentimiento o autorización podemos usar o revelar su información de salud protegida a terceros para efectuar pagos a su(s) proveedor(es) de asistencia médica por los servicios cubiertos por su plan de salud o por otras operaciones de la asistencia médica a fin de brindarle estos servicios. Además, y sin limitaciones, podemos usar o revelar su información de salud protegida a terceros de la siguiente manera:
1. Pago. Podemos usar o divulgar su información de salud protegida para obtener pagos de primas/comisiones a fin de determinar y cumplir con nuestra responsabilidad de prestación de servicios bajo su plan de salud, por ejemplo, para tomar decisiones de cobertura, administrar y combinar beneficios/servicios con otra cobertura/beneficios que usted pueda tener.
2. Operaciones de la asistencia médica. Podemos usar o divulgar su información de salud protegida para nuestros servicios; por ejemplo, para la planificación comercial, para brindar servicios de atención al cliente o llevar a cabo controles de calidad y actividades de mejoramiento.
3. Tratamiento. Podemos compartir su información de salud protegida, como por ejemplo su información médica, con su proveedor de asistencia médica para su tratamiento médico.
II. Uso o divulgación con su autorización: Podemos usar o divulgar su información de salud protegida por cualquier motivo, además del de las operaciones de pago y de la asistencia médica, únicamente cuando (1) nos da su autorización por escrito (“su autorización”) o (2) existe una excepción, según se detalla en la Sección III a continuación. Puede revocar su autorización mediante el envío de una declaración de revocación por escrito a la Oficina de privacidad que se menciona a continuación, a menos que hayamos tomado medidas en función de la misma.
III. Usos y divulgaciones sin su consentimiento o autorización:
A. Según lo requiera la ley. Usaremos o divulgaremos su información de salud protegida cuando la ley local, estatal, federal o internacional lo requiera.
B. Socios comerciales. Podemos compartir su información de salud protegida con nuestros socios comerciales que desempeñan funciones a nuestro favor, o con aquellos que nos brindan sus servicios, siempre que la información sea necesaria para tales funciones o servicios. Por ejemplo, podemos contratar otra empresa para la prestación de servicios administrativos a nuestro favor con respecto a su plan de salud. Todos nuestros socios comerciales quedan obligados, bajo contrato, a proteger la privacidad de su información y no se les permite usar o divulgar cualquier tipo de información que no sea la que se especifica en nuestro contrato.
C. Comunicaciones de marketing. Podemos usar o divulgar su información para las comunicaciones de marketing que hacemos con usted.
D. Actividades de salud pública. Podemos divulgar su información de salud protegida para las siguientes actividades y propósitos de salud pública: (1) para transmitir información de salud a las autoridades de salud pública a fin de prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades; (2) para realizar informes sobre abandono o abuso de menores y de ancianos para la autoridad gubernamental, a quien la ley autoriza la recepción de dichos informes; y (3) para alertar a aquellas personas que pudieron haber estado expuestas a una enfermedad contagiosa.
E. Víctimas de abuso, abandono o violencia familiar. En caso de que tengamos pruebas suficientes de que usted es víctima de abuso, abandono o violencia familiar, podemos revelar su información de salud protegida a la agencia estatal correspondiente según lo requiera o permita la ley estatal.
F. Actividades de supervisión de la salud. Podemos revelar su información de salud protegida a una agencia gubernamental que supervise el sistema de asistencia médica o garantice el cumplimiento de las normas de los programas de salud del gobierno, como Medicare o Medicaid.
G. Procedimientos judiciales y administrativos. Podemos revelar su información de salud protegida durante un procedimiento judicial o administrativo en respuesta a una orden judicial u otro proceso legal.
H. Funcionario a cargo de la ejecución de las leyes. Podemos revelar su información de salud protegida a la policía u otros oficiales a cargo de la ejecución de las leyes según lo requiera la ley o en cumplimiento de una orden de la corte u otro proceso legal.
I. Salud o seguridad. Podemos revelar su información de salud protegida para prevenir o reducir una peligrosa e inminente amenaza para la salud o seguridad del público o de una persona.
J. Funciones gubernamentales especializadas. Podemos revelar su información de salud protegida a las unidades del gobierno que desempeñan funciones especiales, como la división del Ejército de los Estados Unidos o del Departamento de Estado de los Estados Unidos.
K. Compensación para trabajadores. Podemos dar a conocer su información de salud protegida para los programas de compensación para trabajadores u otros programas similares. Estos programas ofrecen beneficios por enfermedades o accidentes de trabajo.
L. Divulgación a usted. Podemos revelarle a usted su información médica.
M. Divulgación a personas involucradas en su asistencia médica. Podemos usar o divulgar su información médica para informarle a la persona responsable de su cuidado sobre su ubicación o condición. Podemos revelar su información médica a un familiar, amigo u otra persona que conozca, en caso de que la información esté vinculada a la participación de esa persona en lo que respecta a su atención médica o pago por su asistencia médica.
N. Investigación. Podemos usar o revelar su información de salud protegida, como por ejemplo su información médica, para propósitos de investigación, si primero confirmamos que sus derechos de privacidad estarán protegidos y si una junta de privacidad o la Junta de Revisión Institucional garantiza que su privacidad no correrá peligro y nos informa acerca de su determinación.
IV. Sus derechos individuales
A. Para mayor información; reclamos. Comuníquese con nuestra Oficina de privacidad si desea obtener más información sobre sus derechos de privacidad, si está preocupado porque hemos violado sus derechos de privacidad o si está en desacuerdo con alguna decisión que hemos tomado con respecto al acceso a su información. También puede presentar reclamos por escrito ante la Secretaría del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos. Con previa solicitud, la Oficina de privacidad le brindará la correcta dirección de la Secretaría. No se tomarán represalias en su contra si presenta un reclamo ante nosotros o ante la Secretaría.
B. Derecho a solicitar otras restricciones. Puede solicitar restricciones en lo que respecta a nuestro uso y divulgación de su información de salud protegida para las operaciones de pago y de asistencia médica además de las que se detallan en este aviso. Consideraremos detalladamente todas las solicitudes de restricciones adicionales; sin embargo, no estamos obligados a aceptarlas. Si desea solicitar restricciones adicionales, adquiera un formulario de solicitud que le proporciona nuestra Oficina de privacidad y envíelo completo a dicha oficina. Le enviaremos una respuesta por escrito.
C. Derecho a recibir avisos de manera privada. Facilitamos cualquier solicitud razonable para que usted reciba su información de salud protegida en ubicaciones y mediante medios de comunicación alternativos.
D. Derecho a inspeccionar y copiar su información. Puede solicitar el acceso a los registros en los que se incluye su información a fin de inspeccionar y solicitar copias de tales registros. Bajo determinadas circunstancias, podemos rechazar su acceso a una parte de sus registros. Si desea acceder a sus registros, adquiera un formulario de solicitud de registros que le proporciona la Oficina de privacidad y envíelo completo a dicha oficina. En el caso de que solicite copias, le cobraremos los gastos de copia y de envío por correo.
E. Derecho a modificar sus registros. Usted tiene derecho a solicitar que modifiquemos su información contenida en nuestra adjudicación de reclamos, pagos, inscripción y registros de gestión médica o de casos u otros registros utilizados, total o parcialmente, por o para nosotros a fin de brindarle servicios. Si desea modificar estos registros, adquiera un formulario de solicitud de modificación que le proporciona la Oficina de privacidad y envíelo completo a dicha oficina. Cumpliremos con su solicitud a menos que se presenten circunstancias especiales. Si su médico o proveedor de asistencia médica creó la información que usted desea modificar, deberá comunicarse con el proveedor para poder llevar a cabo la modificación.
Derecho a recibir un registro de las divulgaciones. Con previa solicitud, puede obtener un registro de algunas divulgaciones de su información que realizamos a partir o luego del 14 de abril de 2003, lo cual excluye las divulgaciones efectuadas antes de los seis años anteriores a la fecha de su solicitud. Si solicita un registro más de una vez dentro de un período de doce (12) meses, tenemos derecho a cobrarle $0,50 por cada página del estado contable y $5 por cada hora de trabajo administrativo necesario para concluir con el registro solicitado.
G. Derecho a recibir una copia impresa de este aviso. Con previa solicitud, puede obtener una copia impresa de este aviso.
V. Vigencia de este aviso
Derecho a modificar los términos de este aviso. Podemos modificar los términos de este aviso en cualquier momento. Si modificamos este aviso, deberemos actualizar los nuevos términos para toda la información que conservamos sobre usted, incluyendo cualquier tipo de información que hemos creado o recibido antes de la emisión del nuevo aviso. Si modificamos este aviso, publicaremos los nuevos avisos en nuestro sitio Web: http://www.chcsservices.com y también puede obtenerlas comunicándose con la Oficina de privacidad.
VI. Oficina de privacidad
Para mayor información: Además de cualquier otro aviso de privacidad que podamos ofrecer, la ley federal establece estándares de privacidad y requiere que inmediatamente pongamos esta política de privacidad a su disposición. Puede que tenga derechos adicionales bajo las leyes vigentes. Para obtener más información sobre nuestra política de privacidad, escríbanos.
Puede contactarse con la Oficina de privacidad:
CHCS Services, Inc.
Katherine Sessions, Funcionaria de privacidad
411 North Baylen Street
Pensacola, FL 32501
DECLARACIÓN DE PRIVACIDAD DEL SITIO WEB
RECOPILACIÓN Y USO DE INFORMACIÓN PERSONAL
Creemos firmemente en la protección de la información que usted nos proporciona. Puede acceder a la información de nuestros productos en nuestro sitio Web de manera anónima.
Toda aquella información personal que proporcione para realizar una consulta sobre los servicios, como su nombre, domicilio, número de teléfono y/o dirección de correo electrónico, se guarda de manera segura y se utiliza únicamente para responder a su consulta, cumplir con su solicitud o brindarle información sobre nuevos productos y servicios a fin de satisfacer sus necesidades. Si elige proporcionarnos información personal, puede estar seguro de que tal información se guardará en bases de datos protegidas. Manejamos esta información de manera confidencial. Sin embargo, podemos revelar esta información a terceros cuando lo creamos necesario para llevar a cabo nuestras actividades comerciales o cuando la ley lo requiera. Por ejemplo, podemos reveler información a terceros para permitir que nos brinden servicios comerciales en relación con los servicios que nosotros ofrecemos o a aquellas personas que colaboran en la evaluación de solicitudes con respecto a los servicios que ofrecemos.
SU CORREO ELECTRÓNICO
Tenga en cuenta que durante las transferencias de información, otros usuarios de Internet pueden acceder y ver sus correos electrónicos, al igual que la mayoría -si no todos- los avisos que se envían por correos electrónicos no encriptados, sin su autorización o conocimiento. Por esta razón, para proteger su privacidad no utilice su correo electrónico para transferir información que considere confidencial. Puede comunicarse con nosotros mediante un teléfono fijo a los números que se proporcionan en nuestras páginas Web.
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MODIFICACIONES PARA ESTA DECLARACIÓN
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